Vous êtes en train de monter votre petite entreprise avec un associé. Vous êtes en train de réaliser les démarches administratives et vous avez déjà vos premiers clients. Or un problème très pratique se pose : vous travaillez tous les deux depuis votre domicile et les choses se compliquent lorsque l’on doit vous joindre par téléphone. Vous avez deux mobiles, vos deux lignes fixes à la maison, mais vos clients se moquent pas mal de vos 4 ou 5 numéros, ils souhaitent uniquement vous joindre facilement et rapidement... Si l’on ajoute les messages sur les répondeurs des portables qu’il faudra changer la situation peut vite tourner au cauchemar.

Vous aimeriez alors avoir un numéro unique et transférer les appels à votre convenance afin de gérer les appels de votre petite entreprise.

Les numéros virtuels viennent à votre rescousse !

Qu’est-ce qu’un numéro virtuel ?

C’est un numéro fixe traditionnel avec un indicatif régional 01, 02, 03, 04, 05 ou 09 ou un numéro spécial type numéro vert 08. Par virtuel on entend qu’ils ne sont pas rattachés à une ligne téléphonique propre. Ils sont dans le cloud. Ces numéros serviront de “relais” et seront redirigés sur un (ou plusieurs) numéro(s) fixe(s) ou mobile(s), ou même sur un autre terminal comme un ordinateur via Skype.

L’avantage est que vous pourrez avec un numéro fixe recevoir les appels sur votre téléphone personnel sans que vos clients connaissent votre numéro personnel. Cela vous permettra de filtrer les appels tout en affichant un numéro unique à vos clients.

Plus besoin de vous déplacer avec vos deux portables, l’un personnel et l’autre professionnel... En plus dans le cas où les appels soient transférés sur votre portable, vous pouvez répondre depuis n’importe où... Vous serez tous le temps joignable et vos clients ne pourront pas savoir que vous leur répondez sur votre portable.

Comment différencier les appels entrants professionnels de vos appels personnels ? Il est possible de configurer un message que vous seul entendrez au moment du décrochage pour distinguer les appels du numéro virtuel. Cela vous permettra de savoir de quelle manière répondre aux appels.

Les avantages ?

Les fonctionnalités que l'on peut appliquer à ses numéros sont nombreuses. Ils sont configurables comme un véritable standard téléphonique :

Mettre un message de bienvenue. C’est un message informatif qu’écoutera la personne qui vous appelle ; elle sera informée sur la société contactée, sur les horaires commerciaux ou simplement elle sera guidée parmi les différents services de votre société.

Mettre des horaires. Possibilité de créer des configurations différentes selon les horaires et les jours. Afin de ne pas être dérangé en dehors de vos heures de bureau et les week-ends par exemple.

Boîte vocale. Offrez à l’appelant la possibilité de laisser un message vocal avec sa demande. Notant qu’avec la boîte vocale de Fonvirtual, vous recevrez immédiatement un email vous informant que « le numéro xx xx xx xx xx a essayé de vous joindre à xx h xx ». Si, en plus, l’appelant a laissé un message, vous recevrez par mail le message en fichier Mp3.

Menu vocal d’options. Orienter les appels reçus vers le bon interlocuteur, rendra ainsi le choix plus facile pour l’appelant et permettra une gestion plus efficace des appels pour votre société (« pour joindre le service de comptabilité tapez 1, pour joindre le service commercial tapez 2 »….) L’appelant n’aura qu’à marquer l’option qui l’intéresse. Grâce au menu vocal, dans la plupart des cas, nous nous assurons que la personne qui répond à l’appel sera la plus adéquate.

Possibilité de transférer sur plusieurs téléphones en même temps ou selon un ordre choisi ou selon les fonctions de chaque personne : service client / commercial / technique

La file d’attente. Si vous recevez plusieurs appels simultanés et qu'ils ne peuvent pas être traités en même temps. Pour éviter que l’appelant raccroche, son appel passe sur une file d’attente, en musique, ce qui le fera patienter jusqu’à ce que son appel puisse être pris.

Transfert d’appels. Possibilité de transférer rapidement vers d’autres extensions rapidement. Ex: vers le numéro de votre associé.

Comme par magie, vous aurez transformé un simple numéro fixe en un véritable standard téléphonique virtuel. L’art de la simplicité tout en faisant des économies ...

Est-ce fiable ? Et si ça ne marche pas ?

Les numéros virtuels ont les mêmes propriétés qu’un numéro classique, à savoir vous en êtes le titulaire. Étant donné que les appels sont reçus sur des téléphones physiques par le système de téléphonie traditionnelle, la qualité des appels est optimale. La seule raison pour laquelle le transfert ne fonctionnerait pas serait le cas de figure où vous vous retrouvez sans réseau de votre opérateur mobile.

Comment et où obtenir un numéro facilement ?

Il existe plusieurs prestataires sur le marché. La démarche est relativement simple. Vous pouvez souscrire un numéro en ligne sur le site web des fournisseurs. Vous pouvez faire un comparatif de fournisseurs sur standardstelephoniques.com pour repérer quel sera le prestataire qui s’adapte le mieux à votre besoin selon les options choisies.

Certains offrent la possibilité de choisir l’indicatif ou le numéro directement. Certains vous offrent le transfert d’appel illimité ou d’autre sous forme de forfaits selon le volume d’appels entrants. La mise en place du service peut varier entre 12 à 24 heures pour un nouveau numéro ou une dizaine de jours dans le cas d'une portabilité. Sachez qu’il est possible de faire la portabilité de votre numéro existant si vous possédez déjà un numéro connu de vos clients.

Laissez-vous séduire par la simplicité de ce service innovateur. (moderniser ! )

Article écrit par Amélie Latourelle Responsable du Marketing et de la Communication de l'entreprise Fonvirtual.com, entreprise spécialisée dans la commercialisation de standards virtuels, de numéros virtuels, et de télécommunications d'entreprise.